Cégkivonatra több különböző alkalommal szükség lehet. Ilyen pl. a szerződéskötés, pályázat benyújtás, bankszámla nyitás, de akár az egyszerű tájékozódás, információszerzés is.
Ha információszerzésre kell a dokumentum, de nem fontos, hogy a lehető legfrissebb legyen, akkor az ingyenes cégkivonat megfelelő lehet. Előnye, hogy nem kell fizetni érte, hátránya, hogy akár több hónappal korábbi információkat tartalmazhat a friss adatok helyett. Ha fontos az aktualitás, vagy hivatalos ügyintézésre kell a dokumentum, akkor másik változatot kell beszerezni.
A következő szint a hiteles cégkivonat, amely már céges ügyintézésre is alkalmas. Ezért a dokumentumért már fizetni kell, ez biztosítja, hogy igényléskor állítják ki a dokumentumot, és azt is, hogy az aktuális információkat tartalmazza. A hiteles cégkivonat általában elektronikus formátumú, így könnyű vele az ügyintézés.
Szintén elektronikus formátumú, de elektronikus aláírással is rendelkező dokumentum az e-hiteles cégkivonat. Az elektronikus aláírás ellenőrzéséhez speciális programra van szükség.
A legmagasabb hitelesítési szintet a közhiteles cégkivonat jelenti. Abban különbözik a többi változattól, hogy ez mindenképpen papír alapú dokumentum a magasabb hitelesítési szint miatt.
Az eddig felsorolt cégkivonat változatok hazai felhasználásra valók, akkor is, ha idegen nyelven igényeljük őket. Külföldre speciális változatra van szükség, ez pedig az Apostille cégkivonat. Abban is különbözik ez a változat a többitől, hogy igényléskor nem csak a cégkivonat típusát kell megadni, hanem a felhasználási országot is.